Actualizar o reemplazar su Sistema de Gestión de Colecciones (CMS, por sus siglas en inglés) puede parecer un proyecto de enorme magnitud. Asegurar la financiación, investigar opciones y facilitar acuerdos internos son tareas desafiantes que se suman a su ya pesada carga de trabajo. Sin embargo, una vez que haya reemplazado su CMS, mirará atrás y se maravillará de haber podido trabajar durante tanto tiempo con los procesos ineficaces y soluciones temporales impuestas por su antiguo CMS.
Usted ya sabe que un CMS empresarial moderno le aportará una serie de beneficios y, si la inercia impuesta por su trabajo diario actual le está frenando, tenga en cuenta lo siguiente:
Sus colecciones en línea están sufriendo
Un CMS obsoleto que no se integra con su sitio web hará que le resulte mucho más difícil digitalizar su colección de modo que sea totalmente accesible. Sin una adecuada colección en línea, puede que su institución no esté llegando a los grandes segmentos de su audiencia potencial. Usar un CMS integrado y un sistema de publicación web permitirá que su colección destaque.
Está acumulando trabajo para más tarde
Mientras usted posponga la actualización a un nuevo CMS, sigue añadiendo información y registros a su sistema antiguo. Entre más datos haya almacenados en su sistema heredado, más desafiante resultará luego extraerlos y transferirlos a su nuevo CMS. Hacer la actualización ahora le ayudará a asegurarse de que su nuevo CMS esté implementado y operativo rápidamente.
Está lidiando con el estrés de no saber
Su CMS obsoleto hace que las consultas y búsquedas se tornen muy difíciles. Los informes que necesita son imposibles de elaborar y se vuelve imposible hallar la información que busca. Los informes inexactos pueden generar graves repercusiones, incluido el perder el historial de los objetos, o información inadecuada para la documentación del seguro y los préstamos. Con las herramientas correctas, usted puede eliminar muchas de las situaciones estresantes y frustrantes que se presentan en su trabajo.
Le está costando a su institución
A medida que aumenta la antigüedad de un CMS, se hace lento y se vuelve cada vez más engorroso. O bien no puede manejar la cantidad de datos que está administrando, o no puede mantenerse al ritmo del resto de sus sistemas digitales. Mantener un sistema obsoleto puede costarle a su equipo tiempo valioso y esas horas podrían destinarse mejor a otros proyectos. Usar un CMS que pueda manejar la carga le ayuda a realizar sus trabajos de modo eficiente, y a la vez le ahorra tiempo y dinero.
Su equipo lo está evitando
Es probable que el personal no quiera tomarse el tiempo para aprender su engorroso CMS. Su equipo debería aceptar sus herramientas en lugar de evitarlas, y darles un sistema con el que deseen trabajar mejorará la colaboración y el flujo de trabajo a la vez que reduce los niveles de estrés en toda la oficina.
Las hojas de cálculo individuales y otras herramientas específicas ponen en riesgo sus datos
Cuando los datos de sus colecciones quedan atrapados en hojas de cálculo y en archivos desordenados, la pérdida de información es inminente. No es posible obtener informes de toda la colección y se desperdicia tiempo al ingresar información redundante. Si su servidor se bloquea sin una copia de seguridad, o se daña un archivo clave, no hay modo de salvar lo que ha perdido. Un CMS empresarial elimina tales riesgos al consolidar la información de su colección en un sistema seguro diseñado según los estándares de fiabilidad y protección de datos de la industria.
El servicio al cliente es fundamental
Usted debería esperar una excelente asistencia al usuario de parte de su proveedor de CMS. Cuando la asistencia de su CMS heredado no cumple, a usted se le deja sin solución para un problema que necesita resolver, perdiendo horas o incluso días del tiempo del personal. Trabajar con un equipo que proporciona un excelente servicio al cliente le ayudará a maximizar su tiempo.
Cuando está afrontando el peso de un Sistema de Gestión de Colecciones obsoleto, la idea de implementar un sistema nuevo y mejor puede parecer desalentadora. Sin embargo, cuando se elimine el estrés de su proceso obsoleto, verá que su eficiencia y productividad mejoran drásticamente. Un CMS nuevo le ahorrará horas de tiempo al simplificar sus flujos de trabajo y aumentar la efectividad de cada miembro de su personal. Ese ahorro de tiempo se traduce en ahorros financieros para su equipo, mientras logra sus objetivos y cumple su misión.